Вибір і придбання системи електронного документообігу (класу ECM) - це тільки перший крок на шляху побудови електронного документообігу в організації. Перш ніж система запрацює і реально почне приносити ефект, має бути пройдено процес впровадження.

Підготовчі роботи

Найчастіше тільки використання системи електронного документообігу без зміни бізнес-процесів не дозволяє досягти бажаних результатів. Для отримання дійсно відчутного ефекту необхідно провести ряд підготовчих робіт. Частиною повномаштабного впровадження є бізнес-консалтинг, що включає дослідження і аналіз, розробку моделі «як є», оптимізацію і розробку моделі «як буде», розробку проектних рішень, пропозицій щодо використання технічних і організаційних інновацій з урахуванням предметної області і особливостей бізнесу конкретного замовника.

Бізнес-консалтинг дозволяє досягти ефекту від впровадження більш високого рівня за рахунок взаємоузгодження цілей і завдань проекту зі стратегічними цілями, завданнями бізнесу замовника і їх показниками, а не тільки виходячи з необхідності отримати локальні поліпшення і зручності для користувачів. Консалтинг проводиться не у відриві, а доповнює процес впровадження інформаційної системи. Проектні рішення закріплюються технічно в системі і організаційно в розроблених регламентах, проходять перевірку на практиці, стають невід'ємною частиною поточної діяльності підприємств.

Технологія впровадження

На основі багатого досвіду нашої компанії з впровадження систем електронного документообігу ECM класу розроблена і постійно розвивається власна технологія впровадження, що включає в себе:

• Бібліотеку типових проектних рішень

  Велика бібліотека напрацювань нашої компанії включає бізнес-рішення практично для всіх галузей та чисельні варіанти реалізації

• Статут проекту

  Чітку організацію управління проектом відповідно до статуту проекту

• BPMN

  Моделювання бізнес-процесів з використанням найсучаснішої нотації BPMN

• Навчання

  Проведення навчання користувачів за готовими курсами з наступною сертифікацією фахівців

• Обчислюваний ефект

  Розрахунок ефективності за підсумками впровадження та позначення KPI

• Інші опції

  Інші опції, сервіси і рішення

Варіанти впровадження

Технологія передбачає кілька варіантів організації впровадження: від самостійного виконання робіт замовником на підставі методичних рекомендацій до впровадження «під ключ» фахівцями нашої компанії.

Результати

У результаті замовник отримує повноцінно впроваджену систему електронного документообігу (СЕД), в якій:

• Безпаперовий документообіг

  Робота з документами та їхне узгодження всередині організації ведеться тільки в електронному вигляді із застосуванням ЕЦП

• Автоматизація керівництва

  Вище керівництво працює з документами в системі

• Прозоре виконання

  Контроль виконавчої дисципліни здійснюється на основі даних системи

• Максимальне покриття

  У системі працюють усі структурні підрозділи, включаючи співробітників усіх рівнів

• Централізоване зберігання

  Створено єдине сховище електронних документів і корпоративних знань, з яким працюють усі співробітники відповідно до своїх повноважень