http://joomlarulit.com/

Contentum ECM підтримує весь процес документообігу службової записки, наказів та інших видів внутрішніх документів: створення, узгодження, реєстрація, ознайомлення, підписання, контроль виконання та зберігання в системі.

Внутрішні документи

 

Службові записки

Для роботи з внутрішніми документами в системі Contentum зазвичай створюється спеціальний процес "Службова записка", який забезпечує повну автоматизацію всього циклу обробки службових записок. Більше не потрібно накопичувати стоси паперів, проходити тривалі етапи узгодження документів. Створення, реєстрація, відправка адресатам, пошук документів - все автоматизовано і представлено в електронному вигляді.


Створення службової записки

Contentum ECM дозволяє швидко сформувати службові записки на підставі існуючих шаблонів. Завдяки гнучкості налаштувань шаблонів і полів, виключається виникнення помилок, які могли б виникнути при використанні паперового документообігу.


Узгодження і прийняття рішення

Головна мета цього етапу - прийняття рішення про доцільність подальшого руху документа за маршрутом.

Документ можна узгодити або відхилити, пояснивши причину. Гнучке налаштування кроків узгодження дозволяє зробити це автоматично. В такому випадку не потрібно хвилюватися про передачу документа іншій особі.


Виконання і контроль

На основі службової записки можна створювати доручення за документом і відправляти їх виконавцям. Для того, щоб постановник завдань міг відстежувати їхне виконання, в системі реалізовані інструменти контролю такі, як сповіщення і зручна фільтрація електронних реєстрів.

 

 

Накази

На відміну від створення службової записки, накази вимагають певних правил їх складання. І навіть, якщо наказ складено правильно, то його подальший рух від однієї особи до іншої може зайняти багато часу. Це, природньо, відбивається на контролі виконання робіт за цими документами. Cистема Contentum дозволяє вирішити всі ці проблеми за допомогою вже налаштованих шаблонів маршрутів руху наказів, а також інструментів виконання контролю.


Підготовка наказів

Система дозволяє налаштувати шаблони для різних типів наказів. Користувачеві залишається тільки заповнити поля шаблону, які будуть відображені в формі.

Використання шаблонів скорочує час заповнення документа, а також знижує кількість помилок при введенні даних.


Узгодження і підписання наказів

Для узгодження наказів розробляються маршрути, які так чи інакше включають всіх учасників процесу. Таким чином, кожен учасник точно знає про свої дії в цьому ланцюжку. При такій, чітко організованій процедурі, приймати рішення за наказом можна максимально швидко, не втрачаючи часу на формальності.

При узгодженні документ потрапляє на підпис, в іншому випадку вказується причина відмови: що не влаштувало в поточному формулюванні.


Реєстрація наказів

Наступний етапом після узгодження документа є його реєстрація. При введенні документа в систему від секретаря буде потрібно лише вказати необхідні реквізити реєстрації документа, і наказ автоматично отримає свій номер у справі.


Ознайомлення

Інформувати про наказ можна кількома способами: відправити його на ознайомлення, виконання або зробити розсилку.

Відправляючи наказ на ознайомлення, система автоматично формує лист ознайомлення.

Лист ознайомлення містить таблицю даних, в якій відображені всі користувачі, які отримали документ. У таблиці можна бачити статус завдання для кожного користувача, дату ознайомлення і коментарі.